Veri sorumlusu
Sekreter.co hizmetinin veri sorumlusu Codeck Yazılım A.Ş.'dir. Hizmet, işletmeler ve bireysel kullanıcılar adına gelen aramaları karşılayan, çağrıdan sonra çağrı özeti ve bildirim oluşturan, isteğe bağlı takvim akışlarını yöneten bir sesli asistan ürünüdür.
İşlenen veri kapsamı; seçtiğiniz çağrı kuralına, bildirim kanalına, ödeme adımına ve bağladığınız entegrasyonlara göre değişir. Her durumda yalnızca ilgili hizmet akışı için gerekli veriler kullanılır.
İşlenen veriler
Hizmetin niteliğine göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:
- Hesap ve işletme verileri: yetkili kişi adı, işletme adı, sektör, çalışma saatleri, yönlendirme kuralları, bildirim tercihleri ve destek yazışmaları.
- Arayan verileri: arayanın telefon numarası, arama zamanı, çağrı özeti, talep konusu, randevu isteği ve arayanın paylaştığı isim, hizmet tercihi, adres ya da tarih bilgisi gibi alanlar.
- Takvim ve entegrasyon verileri: kullanıcının bağladığı Google Calendar takvim kimliği, uygunluk bilgisi, bildirim hedefleri ve entegrasyon belirteçleri.
- Finans ve abonelik verileri: ödeme işlemi yaptığınızda abonelik planı, ödeme durumu, fatura ve iade kayıtları; kart numarası gibi hassas ödeme verileri ise doğrudan ödeme sağlayıcısı tarafından işlenir.
- Güvenlik kayıtları: IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri, oturum kayıtları, hata ve kötüye kullanım tespit bilgileri.
Kurulum sırasında girdiğiniz bilgiler kuruluma devam edebilmeniz için tarayıcınızda saklanabilir. Tarayıcı verilerini temizleyerek bu yerel kaydı kaldırabilirsiniz. Çağrı verileri yalnızca yapılandırdığınız hizmet akışının yerine getirilmesi için gerekli bileşenlerde işlenir.
İşleme amaçları
- Arayanı uygun dilde karşılamak, talebi anlamak ve müşteriye iletmek.
- Çağrı özeti oluşturmak ve arama sonrasında WhatsApp, SMS veya e-posta bildirimleriyle iletmek.
- Google Calendar etkinleştirilirse uygunluk sorgusu yapmak ve işletmenin onay akışına göre randevu talebi oluşturmak.
- Hizmet kalitesini izlemek, hataları gidermek, kötüye kullanım ve güvenlik risklerini tespit etmek.
- Ödeme işlemlerinde abonelik tahsilatı, faturalama, iade ve yasal finans kayıtlarını yürütmek.
- Kullanıcı desteği, sözleşme yönetimi, mevzuat uyumu ve talep sahiplerinin hak başvurularını sonuçlandırmak.
Hukuki sebepler
Kişisel veriler; bir sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi, bir hakkın tesisi veya korunması ve Sekreter.co'nun hizmet güvenliğini, dolandırıcılık önlemlerini ve operasyonel devamlılığını sağlamaya yönelik meşru menfaatleri çerçevesinde işlenir.
Bir işletme ses kaydı veya transkript işlenmesini talep ederse bu işleme ilişkin amaç, hukuki dayanak, aydınlatma ve gerekiyorsa açık rıza yükümlülükleri ayrıca değerlendirilir. Açık rıza gereken durumlarda ilgili kişi bilgilendirilmeden ve gerekli kayıt alınmadan işleme gerçekleştirilmez.
Aktarımlar
Sekreter.co, hizmeti sunabilmek için verileri barındırma, telekom, bildirim, takvim ve Yapay Zeka alt işleyen altyapıları ile paylaşabilir. Bu aktarımlar; bulut barındırma, çağrı özetleme, metinden sese dönüşüm, WhatsApp/SMS/e-posta gönderimi ve takvim eşitleme gibi hizmetlerle sınırlıdır.
Google Calendar, SMS, e-posta veya WhatsApp gibi entegrasyonlar müşteri tarafından etkinleştirilirse yalnızca ilgili akış için gerekli minimum veriler paylaşılır. Ödeme işlemlerinde abonelik, tahsilat ve iade süreçleri için gerekli finansal kayıtlar seçilen ödeme sağlayıcısıyla paylaşılır.
Bazı Yapay Zeka alt işleyen bileşenleri veya güvenlik hizmetleri yurt dışı kaynaklı olabilir. Bu aktarımlar, yürürlükteki mevzuatta öngörülen hukuki mekanizmalar ve veri minimizasyonu ilkesi gözetilerek yapılır.
Saklama süreleri
Kişisel veriler; işleme amacı, sözleşmesel gereklilikler ve yürürlükteki mevzuatta öngörülen yükümlülükler için gerekli süreyle sınırlı olarak saklanır. İlgili süre sona erdiğinde veriler mevzuata uygun biçimde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Belirli bir veri kategorisinin saklama süresi veya silme işlemi hakkında bilgi almak için kvkk@sekreter.co adresine başvurabilirsiniz.
Haklar ve başvuru
KVKK'nin 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler; verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, amacını ve aktarıldığı alıcıları bilme, eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini, silinmesini ya da anonimleştirilmesini talep etme ve itiraz etme haklarına sahiptir.
Başvurularınızı kvkk@sekreter.co adresine veya codeck@hs06.kep.tr KEP adresine iletebilirsiniz. Genel destek talepleri için destek@sekreter.co kullanılabilir. Başvurular, kimlik doğrulamasını takiben mevzuattaki süreler içinde sonuçlandırılır.