Veri sorumlusu
Sekreter.co hizmetinin veri sorumlusu Codeck Yazılım A.Ş.'dir. Hizmet, isletmeler ve bireysel kullanicilar adina gelen aramalari karsilayan, cagridan sonra cagri ozeti, transkript, bildirim ve istege bagli takvim akislarini yoneten bir sesli asistan urunudur.
Uretim oncesi donemde canli numara tahsisi, PayTR ile abonelik tahsilati ve otomatik randevu olusturma henüz aktif değildir. Bu ozellikler aktif olduğunda islenecek veriler de ayni hizmet zincirinin parcasi oldugu icin bu metinde kosullu olarak aciklanir.
Islenen veriler
Hizmetin niteligine gore asagidaki veri kategorileri islenebilir:
- Hesap ve isletme verileri: yetkili kisi adi, isletme adi, sektor, calisma saatleri, yonlendirme kurallari, bildirim tercihleri ve destek yazismalari.
- Arayan verileri: arayanin telefon numarası, ses kaydı, arama zamani, konusma iceriginden uretilen transkript, çağrı özeti, talep konusu, randevu istegi ve arayanin paylastigi isim, hizmet tercihi, adres ya da tarih bilgisi gibi alanlar.
- Takvim ve entegrasyon verileri: kullanicinin bagladigi Google Calendar takvim kimligi, uygunluk bilgisi, bildirim hedefleri ve entegrasyon belirtecleri.
- Finans ve abonelik verileri: PayTR aktif olduğunda abonelik plani, odeme durumu, fatura ve iade kayitlari; kart numarasi gibi hassas odeme verileri ise dogrudan PayTR tarafindan islenir.
- Guvenlik kayitlari: IP adresi, cihaz ve tarayici bilgileri, oturum gunlukleri, hata ve kotuye kullanim tespit kayitlari.
Yalnizca tanitim amacli mevcut web deneyiminde kurulum onizlemesi verileri tarayici oturumu kapanana kadar yerel olarak tutulur; canli cagri akisi aktif olduğunda yukaridaki veri kategorilerinin uzaktaki hizmet bilesenlerinde islenmesi soz konusu olur.
Isleme amaclari
- Arayani uygun dilde karsilamak, talebi anlamak ve musteriye iletmek.
- Ses kaydı, transkript ve çağrı özeti uretip arama sonrasinda WhatsApp, SMS veya e-posta bildirimleriyle iletmek.
- Google Calendar etkinlestirilirse uygunluk sorgusu yapmak ve isletmenin onay akisina gore randevu talebi olusturmak.
- Hizmet kalitesini izlemek, hatalari gidermek, kotuye kullanim ve guvenlik risklerini tespit etmek.
- PayTR aktif olduğunda abonelik tahsilati, faturalama, iade ve yasal finans kayitlarini yurutmek.
- Kullanici destegi, sozlesme yonetimi, mevzuat uyumu ve talep sahiplerinin hak basvurularini sonuclandirmak.
Hukuki sebepler
Kisisel veriler; bir sozlesmenin kurulmasi veya ifasi icin gerekli olmasi, veri sorumlusunun hukuki yukumluluklerini yerine getirmesi, bir hakkin tesisi veya korunmasi ve Sekreter.co'nun hizmet guvenligini, dolandiricilik onlemlerini ve operasyonel devamlılığını saglamaya yonelik mesru menfaatleri çerçevesinde islenir.
Ses kaydı, cagri sirasinda hassas talep kaydi veya pazarlama bildirimleri gibi acik riza gerektiren durumlarda, ilgili kisiye uygun aydinlatma yapilir ve gerekli oldugunda acik riza kaydi alinmadan isleme gerceklestirilmez. Arayanlar, musteri tarafindan yapilan cagri karşılama bilgilendirmesi ve ilgili mevzuat kapsaminda da aydinlatilabilir.
Aktarimlar
Sekreter.co, hizmeti sunabilmek icin verileri barindirma, telekom, bildirim, takvim ve yapay zeka alt işleyen altyapilari ile paylasabilir. Bu aktarimlar; bulut barindirma, konusmanin metne donusumu, buyuk dil modeliyle ozetleme, metinden sese donusum, WhatsApp/SMS/e-posta gonderimi ve takvim senkronizasyonu gibi hizmetlerle sinirlidir.
Google Calendar, SMS, e-posta veya WhatsApp gibi entegrasyonlar musteri tarafindan etkinlestirilirse, yalnizca ilgili akis icin gerekli minimum veriler paylasilir. PayTR aktif olduğunda abonelik, tahsilat ve iade surecleri icin gerekli finansal islem kayitlari PayTR ile paylasilir.
Bazı yapay zeka alt işleyen bilesenleri veya guvenlik servisleri yurt dış kaynakli olabilir. Bu durumda aktarim; yeterli korumanin bulundugu ulkeler, standart sozlesmesel guvenceler, teknik sifreleme ve erisim kisitlari ile desteklenir.
Saklama sureleri
- Kurulum onizlemesindeki tarayici verileri oturum kapanana kadar saklanir.
- Ses kaydı, transkript ve cagri ozetleri; hizmet sozlesmesi aktif oldugunda varsayilan olarak 24 ay boyunca tutulur, sonrasinda silinir veya anonimlestirilir.
- Bildirim teslim kayitlari ve guvenlik loglari 24 aya kadar saklanir.
- Google Calendar gibi entegrasyon yetki belirtecleri entegrasyon sonlandirilinca veya 90 gun boyunca kullanilmadiginda iptal edilir.
- Fatura ve finans kayitlari, yasal yukumlulukler nedeniyle 10 yil boyunca saklanir.
Saklama suresi doldugunda veriler silinir, yok edilir veya istatistiksel amaclarla geri dondurulemeyecek bicimde anonimlestirilir.
Haklar ve basvuru
KVKK'nin 11. maddesi kapsaminda ilgili kisiler; verilerinin islenip islenmedigini ogrenme, amacini ve aktarildigi alicilari bilme, eksik veya yanlis islenmis verilerin duzeltilmesini, silinmesini ya da anonimlestirilmesini talep etme ve itiraz etme haklarina sahiptir.
Basvurularinizi kvkk@sekreter.co adresine veya codeck@hs06.kep.tr KEP adresine iletebilirsiniz. Genel destek talepleri icin destek@sekreter.co kullanilabilir. Basvurular, kimlik dogrulamasini takiben mevzuattaki sureler icinde sonuclandirilir.